회의의 진행

 


  1. 회의 진행 순서

(1) 개회 선언

  1) 정족수 확인:개회 시간이 되면 서기나 총무는 참석 회원 수를 확인하여 의장에게 보고 하여야 한다.
  2) 개회 선언:의장은 서기 또는 총무로부터 참석 회원 수가 의사 정족수에 이르렀다 는 보고를 받으면, "지금으로부터 제○차 ○○회의를 개회하겠습니다."라고 개회를 선언한다.

  • 정족수 미달시 의장은 유회를 선언하며, 이 때 다음 회의의 일시와 장소가 정해져 있지 않으면 정족수 미달에 관계없이 이를 정할 수 있다.
  • 의장이 선출되어 있지 않을 경우에는 개회 선언을 한 사람이 주재하여 임시 의장을 선출하며, 임시 의장은 곧 정식 의장과 회의 관계자를 선출하여야 한다.

(2) 국민 의례

  1) 의식 순서는 국기에 대한 경례, 맹세문 낭독, 애국가 제창, 필요에 따라 묵념 순으로 진행한다.
  2) 의식의 진행은 사회자가 담당할 수도 있다.

(3) 의장 인사

  1) 의장의 인사말은 되도록 짧게 하고, 말하는 내용은 어느 쪽에도 기울지 않고 모두가 옳다고 여길 수 있는 것이어야 한다.
  2) 의장은 지난 회의 이후 긴급한 문제가 생겨서 의장 독단으로 처리한 일이 있으면, 그에 대하여 보고하고, 회의에서 승인을 받아야 한다.

(4) 전 회의록 승인

  1) 전 회의록을 서기가 낭독한 후 의장은 회원을 향하여, "지금 낭독한 전 회의 회의록에 빠진 것이나 정정할 점이 있습니까?"하고 물어야 한다.
  2) 이의가 없을 경우 의장은 "이의가 없으므로 회의록은 승인되었습니다" 하고 선포한다.
  3) 틀린 곳이나 빠진 것이 있을 경우, 회원은 그것을 고칠 것을 요청하고, 의장은 고친 후 회의록 승인을 선포한다.
  4) 승인된 회의록에는 의장과 서기 또는 총무가 서명한다.
  5) 회의록을 승인하는 시기는 다음 회의의 의장 인사 직후에 하는 것이 일반적이나 다음과 같은 경우도 있다.

    ① 다음 회의로 미루지 않고 회의가 끝날 무렵에 하는 경우
    ② 위원회에 승인권을 일임하는 경우
    ③ 회의록 사본을 배부하여 회원들의 이의 유무를 확인하는 경우

(5) 보고 사항

  1) 회무 보고

    ① 전 회의와 이번 회의 사이에 접수된 모든 서류나 통신 등 회원에게  알릴 필요가 있거나 승인 받아야 할 일이 있을 때, 이를 보고하면서 처리해 나간다.
    ② 회무 보고는 총무가 한다.

  2) 회계 보고

    ① 재정에 관한 보고이며, 재정 보고서는 회의의 승인을 받아서 보관해 두거나 감사에게 회부한다.
    ② 재정 보고는 회계가 한다.

  3) 위원회 보고

    ① 각 위원회의 위원장은 위원회에 위임되어 처리된 사항이나 위원회에서 의결된 사항을 보고한다.
    ② 위원장은 의안이 가결될 때, 반대했던 소수 의견도 같이 보고한다.
    ③ 위원장은 보고 내용에서 자신의 개인적인 의견을 곁들여 말해서는 안된다.

(6) 의안 보고 및 채택

    회의에서 처리할 의안을 보고하거나 새 의안을 채택하는 순서이다. 의사 일정은, 의장이 각 부장으로 조직된 임원회를 본 회의 전에 소집하고 의안을 정하여 의사 일정을 미리 작성하는 것이 좋다.

    첫째 번 의안과 둘째 번 의안의 순서를 바꾸어 처리하자는 '의사 일정 변경' 동의를 제출할 수 있으며, 이때 재청이 있으면 의장은 토론 없이 표결에 붙이고, 가결되면 의안 심의 순서를 바꾸어야 하고, 부결되면 본래의 의사 일정에 따라 심의하여야 한다.

(7) 의안 심의

  1. 의장이 의안을 상정한다.
  2. 제안 설명을 한다.
  3. 질의 응답을 한다.
  4. 찬반 토론을 한다.
  5. 표결에 붙인다.
  6. 표결 결과룰 발표한다.


  (8) 폐 회

  1. 표결 결과를 발표한다.
  2. 의사일정이 모두 끝났을 때나, 예정되었던 폐회시간이 되면 회원들로부터 회의시간을 연장하자는 동의가 없는 한 폐회를 선포할 수 있다.
  3. 회원이 폐회 동의를 제출하여 폐회하는 형식을 받는 것이 보통이다.



  2. 의장이 알아두어야 할 일

 

(1) 의장의 책임

    의장은 회의의 대표자로서의 권위를 갖추어야 하며, 회의를 성공적으로 진행시켜야 하는 책임이 있다.
    의장은 모든 회의규칙이 잘 지켜지도록 하면서도 의사처리를 신속하고 원만하게 진행하기 위하여 다음 사항에 유의하여야 한다.

    • 모든 의안은 정당한 절차를 밟아서 되도록 신속하게 처리한다.
    • 모든 회의 규칙과 아울러 필요한 예절을 지킨다.
    • 일반적인 회의 규칙이나 그 회의에서 마련한 여러 규칙에 대하여 잘 알아야 하며, 필요할 때에는 언제나 참고할 수 있는 참고 자료를 준비하여 둔다.
    • 회의 도중에는 회원들이 아무리 흥분하더라도 냉정한 태도로 이를 진정시킨다.
    • 부드럽고 여유 있게 회의를 진행시키면서 소심한 회원들에게는 용기를 주고, 지나치게 발언이 많은 회원은 이를 적절히 억제한다.

(2) 의장의 태도

    의장은 모든 회원들의 존경과 신임을 받을 수 있는 높은 인격과 부드러운 태도를 갖는다.
    의장의 품위 있는 태도는 다음의 여러 가지 면에서 나타난다.

    • 성실하게 직무를 수행하는 모범을 보인다.
    • 겸양심을 가지고 회원들의 인격을 존중한다.
    • 인내심을 가지고 회의를 온화하게 진행한다.
    • 공정성을 가지고 모든 회원들의 신임을 받도록 한다.

(3) 의장의 임무

    개회 선언 : 정족수 확인 후 개회 선언

  1. 의장의 자세 : 기립 상태, 앉은 상태
  2. 발언권자 지명 : 2인 이상이 동시에 발언을 요구하였을 경우에는 다음과 같은 우선 순위에 따라 발언권을 준다.
    • 상정된 의안 제출자가 아직 발언하지 않았을 경우
    • 토론시 바로 전에 발언한 내용과 반대 의견을 갖은 듯 한 회원

  3. 의장의 발언
    • 의장은 불편 부당해야 하기 때문에 동의를 제안하거나 토론에 참가할 수 없다.
    • 부득이한 경우에는 임시 의장에게 사회권을 넘기고 평의원의 자격으로 사회자의 허가를 얻어 발언해야 하며, 이 경우 우선적으로 발언권이 부여되나, 그 의제가 완전히 처리되기까지는 다시 사회를 할 수 없다.

  4. 그 이외의 임무
    • 발언 질서 유지
    • 발언 내용의 조정
    • 제청 유무 확인
    • 발언 권유
    • 불편 부당한 위치
    • 갖가지 선언
    • 이의 유무 확인 방법 이용

(4) 의장의 직권
  1) 부당한 제안의 거부
  2) 발언 중지

(5) 회의 진행 방해자의 퇴장 조치
(6) 정회 또는 폐회 선언
(7) 회의록 서명
(8) 의사 정족수의 관리

   3. 동의의 처리 과정

(1) 동의의 의미

    동의란 회원이 어떤 의견을 일정한 형식을 갖추어 제안하는 것으로서, 회의가 어떤 의사를 표명하도록 한다던가, 어떤 조치를 취하도록 하자고 회의에 공식적으로 의견을 제출하는 것이다. 동의는 반드시 '무엇을 어떻게 하자'는 식으로 구체적인 실행 내용이 있어야 한다.

(2) 동의의 종류

      1) 원 동의   2) 보조 동의 (수정 동의, 개회, 재개회)   3) 임시 동의   4) 우선 동의

(3) 동의 처리의 우선 순위

    동의는 원동의와 이를 처리하는 과정에서 제출되는 부동의로 구분된다. 여러 부동의들이 한꺼번에 제기되면 심의의 질서를 잃기 쉬우므로, 일정한 형식과 절차에 따라 제출된 부동의를 하나씩 처리하여야 한다.

(4) 동의의 성립 (의안에 대한 제청)

    동의는 원칙적으로 재청이 있어야 한다. 이것은 동의의 난립을 방지하기 위한 것이다. 일반적으로 재청할 때는 발언권이 필요 없으며, 일어서서 말하지 않아도 된다.

(5) 동의의 상정 (부의)

(6) 제안 설명 (제안자가 설명)

(7) 질의 (의장에게 질의 제안자가 응답)

(8) 토론

(9) 표결

  

4. 회의록의 작성

(1) 회의록 작성의 필요성

  회의록은 회의가 시작되어 끝날 때까지 회의에서 처리한 모든 사항을 여러 회원들에 게 말리고, 기록으로 남겨 두기 위해서 작성한다. 회의가 모두 끝나면 시기, 또는 회의 진행을 보좌한 사람은 회의 결과를 자세하게 기록하여 의장에게 보고하고 모든 회원들에게 이를 알려준다.

(2) 회의 내용은 자세하고 명료해야 하며 보통 다음과 같은 사항을 기록한다.

    ① 단체의 이름과 회의의 종류
    ② 회의 일시와 장소
    ③ 회의에 참석한 회원의 범위와 수
    ④ 개회 시각과 폐회 시각
    ⑤ 의사 일정
    ⑥ 제안자와 제안 설명 내용
    ⑦ 질문자와 질문 내용 및 답변자와 답변 내용
    ⑧ 토론 참가자와 토론 내용
    ⑨ 결정된 안건과 그 내용
    ⑩ 표결 처리한 결과
    ⑪ 의장과 임원 및 서기의 서명
    ⑫ 기타 필요한 사항



[2001.11.25]